Assistenz (w/m/d) für den Bürgermeister

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine

# Assistenz (w/m/d) für den Bürgermeister

* in Vollzeit -

### Das bieten wir

* Eine interessante, abwechslungsreiche Aufgabe mit angemessenem Gestaltungsspielraum und vielen persönlichen Kontakten
* Eine unbefristete Stelle in Vollzeit
* Vergütung nach Entgeltgruppe 9 a TVöD
* 30 Tage Jahresurlaub plus 24. und 31. Dezember frei
* Attraktive Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie betriebliche Altersvorsorge, Sonderzahlungen und die Möglichkeit von Bildungsurlaub
* Individuell gestaltbare Qualifizierungsmöglichkeiten
* Kostenfreies Premium-Jobticket für das gesamte RMW-Gebiet

### Ihre Aufgaben

* Selbstständige Koordination von internen und externen Besuchen, des Terminkalender und der Wiedervorlage
* Telefonische/schriftliche Vereinbarung von Gesprächs- und Sitzungsterminen
* Vorbereitung und Abwicklung von interner und externer Korrespondenz, Berichten und Präsentationen
* Selbstständige Aktenführung, Pflege von Adressdateien zur Erstellung von Einladungen oder Karten in Form von Serienbriefen
* Organisation von Dienstreisen
* Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Sitzungen bzw. Besprechungen sowie das Arrangieren der internen Sitzungen und Sitzungsräume
* Entgegennahme, Erstbearbeitung und Weiterleitung bzw. abschließende Bearbeitung eingehender interner und externer persönlicher, telefonischer, elektronischer oder schriftlicher Anfragen sowie Versand elektronischer und schriftlicher Informationen
* Eigenständige Klärung von Sachverhalten mit dem Ersten Stadtrat, den Fachbereichs- bzw. Referatsleitungen, Mitarbeitenden, Bürgerinnen und Bürgern, Verbänden, Firmen, der Presse sowie anderen Behörden und politischen Parteien
* Besorgung und Abrechnung von Präsenten
* Mitarbeit bei speziell zugewiesenen Sonderaufgaben

### Das erwarten wir...

* Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte, Office-Managerin (w/m/d) oder vergleichbar und haben Erfahrungen im Sekretariat, bevorzugt Chefsekretariat
* Für die Aufgabenwahrnehmung werden grundlegende Kenntnisse kommunaler und politscher Strukturen benötigt
* Ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz, Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie ausgesprochenes Organisationstalent und Teamfähigkeit
* Absolute Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein wird aufgrund der Aufgabenstellung vorausgesetzt
* Überdurchschnittliches Engagement, Belastbarkeit, Flexibilität und gutes Durchsetzungsvermögen
* Sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme, speziell in Outlook
* Ein freundliches und gepflegtes Auftreten
* Ortskenntnisse sind von Vorteil
* Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
* Bereitschaft zu Arbeitszeiten auch in den Abendstunden und an Wochenenden (in Einzelfällen)

Der Weg zu uns ...
Bitte bewerben Sie sich online bis 8. September 2024

Ansprechpartner

Frau Christiane Adler 06103 601-500
Herr Thomas Neuwirth 06103 601-555