Kauffrau für Büromanagement (m/w/d)

Vollständige Stellenbeschreibung
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Bist du bereit, eine zentrale Rolle in einem dynamischen Coaching-Unternehmen zu übernehmen, das sich der persönlichen Entwicklung und dem Wohlbefinden seiner Klienten widmet? Die Faude & Hoster GmbH (Wut Coaches) ist auf der Suche nach einem proaktiven und detailorientierten Office Manager/Kauffrau für Büromanagement. Du organisierst alles was das Tagesgeschäft betrifft, du sorgst dafür, dass alles nahtlos funktioniert. Bei uns wird deine Leidenschaft für präzise Kommunikation und Organisation eine zentrale Rolle spielen.

Als Kauffrau für Büromanagement wirst du die Kommunikation im täglichen Betrieb bei uns leiten. In enger Zusammenarbeit mit dem gesamten Team übernimmst du die Koordination und das Management von Aufgaben wie dem E-Mail-Verkehr, Terminmanagement und Datenpflege. Du richtest Lastschriftmandate ein, erstellst Verträge für neue Mitarbeiter und begleitest neue Klienten organisatorisch bei ihrem Einstieg ins Programm. Zusätzlich bist du verantwortlich für die Organisation von Teamevents, die unser Arbeitsklima stärken.

Deine Rolle ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz, Funktionalität und des angenehmen Arbeitsklimas. Mit deinem ausgeprägten Sinn für Details und deinem proaktiven Ansatz optimierst du Prozesse und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft.

Doch es geht nicht nur darum, Operationen zu managen - es geht darum, die Werte zu verkörpern, die uns antreiben. Wir suchen jemanden, der folgende Werte wirklich lebt:

Transparenz (wir kommunizieren offen und ehrlich miteinander)
Integrität (wir sind authentisch und korrekt in allem was wir tun)
Arbeitsmoral (jeder einzelne im Team leistet seinen Beitrag)
Deine Übereinstimmung mit unseren Werten ist essenziell, da du unsere Organisation in allen Interaktionen und Unternehmungen repräsentierst.

Wenn du bereit bist, deine Fähigkeiten bei uns einzusetzen, würden wir uns freuen, etwas von dir zu hören. Bewirb dich jetzt bei der Faude & Hoster GmbH als Kauffrau für Büromanagement und hilf uns, unsere Vision zu verwirklichen.
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Aufgaben

* Kommunikation mit potentiellen Klienten zur Terminvergabe
* Kommunikation mit den Medien bei Presseanfragen
* Kommunikation mit Bewerbern
* Eintragen neuer Bewerber
* Organisation von Teamevents
* Onboarding von neuen Klienten
* Terminplanung und Koordination für das Team, insbesondere für die Geschäftsführer
* Koordination der Lohnbuchhaltung
* Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
* Aufsetzen von Lastschriftmandaten, Koordination mit der Bank

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Resultate

* Unsere Klienten halten uns für kompetent und freuen sich über die prompten Antworten und die angenehme Kommunikation
* Neue Bewerber freuen sich, weil ihre Anfragen so schnell bearbeitet werden
* Alle Termine im Kalender stimmen, alles ist korrekt verwaltet
* Alle Dokumente sind stets am richtigen Ort

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Voraussetzungen

* Wenigstens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Office-Management/Assistenz der Geschäftsführung/Teamassistenz o.ä.
* Fähigkeit Probleme zu erkennen und selbständig zu lösen
* Starke kommunikative Fähigkeiten (Telefon, Whats App, Email)
* Fähigkeit bei Emails immer den richtigen Ton zu treffen
* Technikaffinität (dazu in der Lage sein sich zügig in neue Programme einzudenken)
* Ausgeprägte Sorgfalt (Daten richtig übertragen, auf Details achten)
* Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement (Verträge aufsetzen etc.)
* Zehn-Finger schreiben (Tippgeschwindigkeit von mindestens 70 Wörtern/350 Zeichen pro Minute)
* Fähigkeit englische Texte zu verstehen und zu beantworten‍

Vorteile

* Arbeit mit Sinn: Jeder Tag in deiner Arbeit trägt dazu bei, das Leben unserer Klienten nachhaltig zu verbessern.
* Ein Team zum Verlieben: Ein Team, das Wert auf wertschätzende Kommunikation und Transparenz legt, und in dem intensive Freundschaften entstanden sind. Jeder Einzelne ist ein Leistungsträger, der sich dem Wohl der Klienten verschrieben hat.
* Homeoffice: Arbeite bequem von zu Hause aus und triff das Team einmal im Monat in Mannheim für inspirierende Teamevents.
* Faire Bedingungen: Genieße geregelte Arbeitszeiten ohne Wochenendarbeit oder Schichtdienste und ein Einstiegsgehalt von 3500€ brutto, inklusive Firmenhandy und Laptop (Macbook pro).
* Strukturierte Einarbeitung: Du wirst Schritt für Schritt eingearbeitet. Wenn du etwas brauchst sind wir für dich da.
* Chance zur Weiterentwicklung: Du startest als Backoffice Kraft. Je mehr du dich einbringst umso mehr Verantwortung übertragen wir dir (Assistenz der Geschäftsleitung/Executive Assistant etc. etc.)‍

Ort:

Remote/Homeoffice (außer Teamevents alle 2 Monate)
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Weiteres:

Dauer des Bewerbungsprozess (ca. 2-3 Wochen)

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Was ist der Sinn hinter unserer Arbeit?

Kündigungsgründe?

Wertschätzung vs. Kritik?

Wie fix sind die Arbeitszeiten?

Wie sieht ein typischer Arbeitstag aus?

Deine Karriere & Weiterbildung?

Deine Einarbeitung?

Alle diese Fragen beantworten wir hier:

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Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: ab 3.500,00€ pro Monat

Arbeitszeiten:

* Montag bis Freitag

Leistungen:

* Betriebliche Weiterbildung
* Homeoffice-Möglichkeit

Bewerbungsfrage(n):

* Sind die Arbeitszeiten von 9:00-17:30 Uhr für dich ok?
* Wir suchen nach jemandem der 40 Stunden pro Woche (Vollzeit) bei uns arbeitet, ist das ok für dich?
* Würdest du dich selbst als jemanden bezeichnen dem es wichtig ist alles für sein Team zu geben (und der das gleiche auch von seinem Team erwartet)?
* Wohnst du maximal 5 Stunden von Mannheim entfernt (für Teamevents alle 2-3 Monate)?
* Im Laufe des Bewerbungsprozesses werden wir ein Assessment Center durchführen um zu sehen ob dir die Tätigkeiten bei uns auch liegen. Ist das in Ordnung für dich?

Bewerbungsfrist: 20.05.2024

Voraussichtliches Einstiegsdatum: 15.06.2024