Office Operations Coordinator (m/w/d)
Job description
Wir suchen ab sofort eine/n
Office Operations Coordinator (m/w/d)
in Vollzeit (40 Stunden pro Woche im Zeitraum montags bis freitags zwischen 7:30 und 18:00 Uhr) am Standort München.
Sie sind ein Organisationstalent, servicebewusst und übernehmen gerne Verantwortung im Team? Sie haben ein Gespür für Menschen, sind zupackend und können sich auf unterschiedliche Anforderungen und Situationen einstellen? Sie haben Lust, sich in einem dynamischen und innovativen Unternehmen weiterzuentwickeln und Ihre Führungsqualitäten einzubringen? Dann sind Sie bei uns genau richtig!
A&O Shearman ist eine weltweit führende Anwaltskanzlei mit ca. 50 Niederlassungen in 29 Ländern weltweit. Unsere Expertise in englischem Recht, US-Recht und den Jurisdiktionen der dynamischsten Märkte der Welt ermöglicht es uns, unseren Kunden einmalige Einblicke und Dienstleistungen zu bieten. Wir arbeiten an anspruchsvollen und wichtigen Deals und Rechtsstreitigkeiten, die das Potenzial haben, die Zukunft zu gestalten. Werden Sie Teil unseres Erfolgs!!
# Ihre Aufgaben
* Sie sind der Dreh- und Angelpunkt für alle allgemeinen Office Angelegenheiten
* Professioneller Empfang und Betreuung von nationalen und internationalen Mandanten und Dienstleistern
* Sie koordinieren das Office Operations Team, erstellen die Dienstpläne und sorgen für einen reibungslosen Ablauf
* Sie sind der erste Kontakt und koordinieren Handwerker und sonstige Dienstleister im Bereich Facility Management
* Sie übernehmen die Rechnungsprüfung für Ihren Bereich und haben einen Blick auf die Kosten
* Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im gesamten Konferenzbereich
* Sie planen und organisieren verschiedene interne und externe Veranstaltungen für unsere Mitarbeiter
* Sie sind für das Feel Good Management des Standorts zuständig, schaffen eine angenehme Arbeits- und Aufenthaltsatmosphäre für alle Mitarbeiter
* Sie bestellen und verwalten das Büro- und Verbrauchsmaterial
* Sie sind erste Kontaktperson für Vermieter, Hausverwaltung, Reinigung und sonstige Dienstleister
* Sie behalten den Überblick über die Büroeinrichtung und kümmern sich um das Facility Management
* Bedienung der Telefonzentrale (Annahme und Weiterleiten von Anrufen)
* Sie arbeiten eng mit verschiedenen Ansprechpersonen auf allen Hierarchieebenen und repräsentieren unser Unternehmen nach innen wie außen
* Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
# Was wir erwarten
* Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Hotel-/Gastgewerbe, im kaufmännischen oder im Event-Bereich und verfügen idealerweise schon über erste Berufserfahrungen am Empfang/als Concierge, in einem internationalen Umfeld oder in der Hotellerie
* Sie haben eine hohe Dienstleistungsorientierung, sind serviceorientiert, zuvorkommend und hilfsbereit
* Sie haben ein initiatives und proaktives Mindset und gehen Herausforderungen mit Lösungsorientierung und Kreativität an
* Sie haben Führungsqualitäten und Durchsetzungsfähigkeit und können sich auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Bedürfnisse einstellen
* Sie verfügen über eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch und ein professionelles, sympathisches Auftreten
* Sie lassen sich nicht aus der Ruhe bringen, sind flexibel und empathisch
# Wir bieten
* Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wachsenden und innovativen Unternehmen
* Einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage
* Eine offene und transparente Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
* Ein motiviertes und kollegiales Team, das sich auf Sie freut
* Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
* Ein attraktives Gehaltspaket und zahlreiche zusätzliche Benefits, u.a. ein vielfältiges Angebot rund um die Themen Familie und Gesundheit (Gesundheitsvorsorge, Lebenslagencoaching etc.) sowie zusätzliche Lohnnebenleistungen (Erstattung der Fahrkosten, Essenszuschuss, Zuschuss Fitness)
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) inklusive Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins und Gehaltsvorstellungen über unsere Bewerberplattform.
Sollten Sie Fragen zu Ihrer Bewerbung haben, kontaktieren Sie uns gerne unter Tel.: +49 69 2648 5588 oder [germany.recruitment@aoshearman.com](mailto:germany.recruitment@aoshearman.com).
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